Software abonnieren, einführen oder entwickeln lassen: die drei Modelle und wann sich welches lohnt

Die drei Modelle, jeweils in einem Satz

Wenn eine Organisation beschließt, einen Prozess mit Software zu lösen, wählt sie nicht nur ein Werkzeug. Sie wählt ein Beschaffungsmodell, und genau dieses Modell bestimmt, was es kostet, in zwei Jahren die Meinung zu ändern.

Es gibt drei:

1. Ein fertiges SaaS abonnieren. Sie nutzen gegen eine Monatsgebühr ein bestehendes Produkt, das für alle Kunden gleich ist. Ihr Prozess passt sich dem Produkt an.
2. Ein SaaS einführen und anpassen. Sie erhalten ein bestehendes Produkt mit Ihrer Marke, Ihren Daten und Ihren Regeln. Die Basis bleibt beim Anbieter; was Ihnen gehört, wird konfiguriert, und jedes neue Modul hat einen eigenen Preis.
3. Mit unbefristeter Lizenz entwickeln lassen. Sie bezahlen die Entwicklung einer Software, die für Ihren Betrieb gebaut wird, und dürfen sie danach dauerhaft nutzen. Das Produkt passt sich Ihrem Prozess an, und Sie entscheiden, wann es sich ändert.

Die Frage, die die drei trennt, lautet nicht „Welches ist das beste?“. Sie ist eine andere, und sie hat zwei Teile: Wie viel Ihres Prozesses gleicht dem aller anderen? und Wie viel Verantwortung für das System wollen Sie selbst tragen? Es ist dieselbe Wurzel wie bei der Entscheidung zwischen Software selbst bauen oder kaufen, hier aus Sicht des Vertrags betrachtet.

Modell 1: ein fertiges SaaS abonnieren

Was es ist. Ein Standardprodukt, das im Abo verkauft wird, meist pro Nutzer und pro Modul. Der Anbieter hostet, aktualisiert, behebt Fehler und entwickelt es für alle Kunden gleichzeitig weiter.

Was Sie gewinnen. Kurze Vorlaufzeit, niedrige Anfangskosten und jahrelange Reife, die Sie nicht selbst finanzieren mussten. Ein gutes Produkt vom Markt hat Probleme bereits gelöst, von denen Ihr Team noch nicht einmal weiß.

Was Sie dafür hergeben. Ihre Arbeitsweise. Das Produkt hat seine Art, Dinge zu erledigen, und die ändert es nicht für Sie. Wenn Ihre Regel nicht hineinpasst, landet sie in einer Tabelle neben dem System, und in dieser Tabelle wird der Prozess wieder manuell.

Wann es sich lohnt. Wenn der betreffende Prozess gängig ist, wenn die Organisation noch klein ist und in Wochen Ergebnisse braucht, wenn niemand da ist, der sich um ein System kümmern könnte, und wenn ein Fehlgriff wenig kostet, weil der Ausweg die Kündigung des Abos ist.

In der Arbeit von Oliven Works ist Optvor das Beispiel für dieses Modell. Es ist eine eigene Plattform, verfügbar in drei Sprachen, die ein Angebot bis zum unterschriebenen Vertrag und zur Zahlung führt. Die Basis ist für alle Kunden gleich: Wer abonniert, ist in wenigen Tagen startklar und passt den Prozess an das Produkt an.

Modell 2: einführen und anpassen

Was es ist. Ein Produkt, das von Anfang an dafür gebaut wurde, im Erscheinungsbild jedes Kunden eingeführt zu werden. Die Basis ist gemeinsam und wird für alle weiterentwickelt; Marke, Tarife, Texte, Abläufe und die Integrationen mit den Systemen, die die Organisation bereits nutzt, kommen bei der Einführung hinzu.

Wie bezahlt wird. In zwei Teilen: eine Monatsgebühr, die das Produkt am Laufen hält und die Weiterentwicklungen der Basis mitbringt, und ein Preis pro Anpassung, der für jedes neue Modul anfällt, das Ihr Betrieb braucht. Gerade weil es die beiden Rechnungen trennt, ist das ein ehrliches Modell: Sie wissen, was Sie für das Bestehende zahlen und was für das, was nur Ihnen gehört.

Was Sie gewinnen. Das Produkt spricht die Sprache Ihres Hauses, ohne dass Sie ein eigenes Softwareteam unterhalten müssen. Ihre spezifischen Regeln finden Platz, weil sie als Konfiguration vorgesehen sind und nicht als Ausnahme.

Was Sie dafür hergeben. Die Basis gehört nicht Ihnen. Wenn der Anbieter beschließt, das Produkt in eine andere Richtung zu entwickeln, gehen Sie mit. Und jeder neue Wunsch hat einen Preis, was Disziplin verlangt, damit die Roadmap nicht zu einer endlosen Liste wird.

Wann es sich lohnt. Wenn die Organisation mittelgroß ist: Sie hat eigene Prozesse, ein Volumen, das Automatisierung rechtfertigt, und Integrationen mit Warenwirtschaft und anderen Verwaltungssystemen, die funktionieren müssen, will oder soll aber noch nicht die Wartung eines kompletten Systems schultern.

In der Arbeit von Oliven Works ist Movra das Beispiel für dieses Modell. Es ist eine eigene Kommunikationsplattform für Vereinigungen für gegenseitigen Kfz-Schutz: Jede Vereinigung kommt mit eigener Marke, eigenen Tarifen und eigenen Regeln hinzu, angebunden an die Verwaltungssysteme, die sie bereits nutzt. Die Basis entwickelt sich für alle weiter; was zu jeder einzelnen gehört, kommt bei der Einführung hinzu.

Modell 3: mit unbefristeter Lizenz entwickeln lassen

Was es ist. Individualsoftware, die für eine bestimmte Organisation konzipiert und gebaut und mit unbefristeter Lizenz übergeben wird: dem Recht, sie dauerhaft zu nutzen, wobei der Quellcode übergeben oder bei einer Hinterlegungsstelle hinterlegt wird (Source-Code-Escrow).

Wie bezahlt wird. Eine Investition, die sich auf die Entwicklung konzentriert, und danach keine verpflichtenden laufenden Kosten. Statt einer Wartungsgebühr, die ewig weiterläuft, hat die Organisation die Wahl: Sie beauftragt Beratung für Weiterentwicklungen, wenn sie das System ausbauen will (ein neues Modul, eine neue Integration, eine geänderte Regel), oder sie nutzt das System so weiter, wie es ist, mit dem Code in der Hand, solange es seinen Zweck erfüllt.

Was Sie gewinnen. Eigentum, Planbarkeit und Unabhängigkeit. Das System ändert sich, wann Sie es wollen und so, wie Sie es brauchen. Endet die Zusammenarbeit mit dem Anbieter, läuft die Software weiter, und ein anderes Team kann sie übernehmen.

Was Sie dafür hergeben. Zeit und Verantwortung. Es dauert länger bis zum Start, es braucht intern jemanden, der über das Produkt entscheiden kann, und es setzt voraus, dass die Organisation sich um das kümmert, was ihr gehört, einschließlich der Aktualisierung von Abhängigkeiten und einer sicheren Betriebsumgebung.

Wann es sich lohnt. Wenn die Organisation groß ist, wenn der Prozess Teil des Wettbewerbsvorteils ist, wenn die Zahl der Nutzer das Abo immer weiter wachsen ließe oder wenn Anforderungen an Sicherheit, Prüfbarkeit und Datensouveränität nicht in ein gemeinsam genutztes Produkt passen.

In der Arbeit von Oliven Works ist das Transparenzportal von Vértebra das Beispiel: Wir haben es konzipiert und gebaut, und die Software gehört der Agentur, mit unbefristeter Lizenz. Dort verfolgt jeder Kunde der Agentur Budgets, Freigaben, Lieferungen und Ergebnisse in Echtzeit.

Die drei Modelle im direkten Vergleich

Wie Sie in der Praxis wählen

Die Wahl trifft selten die ganze Organisation auf einmal: Sie fällt pro Prozess. Ein und dasselbe Unternehmen abonniert die Lohnabrechnung, führt den Kundenservice auf einer angepassten Plattform ein und lässt das entwickeln, was es vom Wettbewerb unterscheidet.

Das Modell wählt man pro Prozess und nach Größe, nicht pro Unternehmen. Im hervorgehobenen Feld lohnt sich die unbefristete Lizenz.

Was sich bei den Integrationen ändert

Bei der Integration zeigt sich der Unterschied zwischen den drei Modellen zuerst, denn hier muss die Software mit dem sprechen, was im Haus bereits existiert.

Beim abonnierten Produkt haben Sie den Katalog des Anbieters. Ist die Integration, die Sie brauchen, darin enthalten, umso besser. Wenn nicht, bleibt nur, eine Tabelle zu exportieren und auf der anderen Seite zu importieren, und das ist Handarbeit, die sich als Prozess tarnt.

Beim eingeführten SaaS kommen die Integrationen bei der Einführung hinzu und werden Teil des Produkts: das Verwaltungssystem, das die Organisation bereits nutzt, das CRM, der Zahlungsanbieter, der Nachrichtenversand. Daten werden nicht mehr doppelt eingetippt.

Bei Individualsoftware gibt es keinen Katalog: Es gibt, was es geben muss. Hier haben auch Integrationen Platz, die kein Produkt je anbieten würde, weil nur Ihr Betrieb genau dieses Paar von Systemen hat.

In jedem der drei Modelle liegt der eigentliche Gewinn nicht in der einzelnen Verbindung, sondern in der Verkettung. Der Kontakt, der über die Website hereinkommt, landet im Verwaltungssystem, das angenommene Angebot wird zum Vertrag, der Vertrag zur Rechnung, und alles erscheint ohne erneutes Abtippen im Dashboard. Darauf baut ein integrierter Umsatzprozess auf.

Was sich bei der Automatisierung ändert

Automatisierung ist der Schritt nach der Integration: Sobald die Daten fließen, lösen sie selbst Vorgänge aus.

Beim abonnierten Produkt automatisieren Sie innerhalb seiner Regeln, und die reichen für das Gängige meist aus: eine Erinnerung an eine Fälligkeit, ein Statuswechsel, eine E-Mail, die hinausgeht. Beim eingeführten SaaS folgt die Automatisierung den Regeln Ihres Betriebs, weil sie so konfiguriert wurden. Bei Individualsoftware ist die Automatisierung das System selbst.

Das Kriterium, was automatisiert werden sollte, ist in allen drei Modellen dasselbe, und es lohnt sich, es zu wiederholen: Automatisieren Sie, was sich wiederholt, einer klaren Regel folgt und häufig vorkommt. Was von Urteilsvermögen, Kontext oder Ausnahmen abhängt, sollte in menschlicher Hand bleiben, wobei das System die Informationen entscheidungsreif liefert. Das ist der Unterschied zwischen intelligenter und blinder Automatisierung.

Wo künstliche Intelligenz ins Spiel kommt

KI hat die Kosten der Softwareentwicklung verändert, aber nicht die Frage dieses Artikels. Verändert hat sie die Obergrenze der Freiheit in jedem Modell.

Beim abonnierten Produkt nutzen Sie die KI, die der Anbieter eingebaut und selbst trainiert hat, und die Daten fließen dorthin, wo er es festgelegt hat. Für allgemeine Aufgaben, etwa einen Text zusammenzufassen oder eine Antwort vorzuschlagen, reicht das meist aus.

Beim eingeführten SaaS lässt sich die KI auf die Inhalte der eigenen Organisation ausrichten: die schriftlichen Arbeitsanweisungen, die Historie im Kundenservice, den Produktkatalog. Das Modell bleibt das des Anbieters, aber was es liest, gehört Ihnen, und die Antworten klingen nach Ihrem Haus.

Bei Individualsoftware wählen Sie alles: welches Modell, was in den Prompt einfließt, wohin die Daten fließen, ob sie für das Training verwendet werden dürfen und was passiert, wenn die KI sich irrt. Bei sensiblen Daten ist das die einzige Konstellation, in der Sie einem Prüfer präzise Auskunft geben können.

Es gilt die Warnung aus unserem Artikel warum KI-Projekte scheitern: In keinem der drei Modelle repariert KI einen Prozess, den es nicht gibt. Sie beschleunigt, was bereits durchdacht ist, und verstärkt, was falsch läuft.

Garantien: was Sie vor der Unterschrift verlangen sollten

Garantien sind der Teil, den niemand liest und der bestimmt, was am schlimmsten Tag passiert. Die drei Modelle arbeiten mit unterschiedlichen Instrumenten, und in allen gilt nur, was schriftlich festgehalten ist.

• Fristen für die Fehlerbehebung. Wie viel Zeit der Anbieter hat, einen Mangel zu beheben, gestaffelt nach Schweregrad. Ohne diese Staffelung wird alles zu „normaler Priorität“.
• Verfügbarkeit. Welcher Prozentsatz zugesichert wird, wie er gemessen wird und was passiert, wenn er nicht eingehalten wird.
• Kostenlose Fehlerbehebung. Was ein Mangel ist, der unter die Garantie fällt, und was eine Weiterentwicklung, die gesondert berechnet wird. Diese Grenze muss vorher festgelegt sein, nicht hinterher.
• Quellcode. Beim entwickelten Modell, ob er bei Abschluss übergeben oder hinterlegt wird und unter welchen Bedingungen er freigegeben wird.
• Wer sich danach kümmert. Bei der unbefristeten Lizenz, wer ab der Übergabe für die Aktualisierung von Abhängigkeiten und für Sicherheitsvorfälle zuständig ist: Sie selbst, ein eigenes Team oder wir, über einen Vertrag für Weiterentwicklungen. Eine Zeile im Vertrag erspart den Zweifel am schlimmsten Tag.
• Datenportabilität. Wie Sie Ihre Daten herausbekommen, in welchem Format und in welcher Zeit, auch wenn die Zusammenarbeit im Streit endet.
• Fortbestand. Was passiert, wenn der Anbieter seinen Geschäftsbetrieb einstellt. Das ist die unangenehmste Frage im Meeting und die wichtigste.

DSGVO: wer in welchem Modell für die Daten verantwortlich ist

Die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) definiert in Artikel 4 zwei Rollen, die das Gespräch ordnen: den Verantwortlichen, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, und den Auftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Artikel 28 regelt, was der Vertrag zwischen beiden, der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), mindestens enthalten muss.

In der üblichen Konstellation aller drei Modelle ist die beauftragende Organisation der Verantwortliche, weil sie entscheidet, warum und wie die Daten der Menschen verarbeitet werden. Der Anbieter, der hostet und verarbeitet, handelt als Auftragsverarbeiter. Was sich von Modell zu Modell ändert, ist nicht diese Rollenverteilung, sondern wie viel Spielraum Sie haben, sie auszuhandeln.

• Beim abonnierten Produkt ist der Vertrag ein Standardvertrag. Sie akzeptieren die Bedingungen und den Standard-AVV des Anbieters dazu, wo die Daten liegen, wer darauf zugreift und wie lange sie gespeichert werden. Ihre eigentliche Entscheidung ist, einen Anbieter zu wählen, dessen Bedingungen Sie akzeptieren können.
• Beim eingeführten SaaS wird der Vertrag verhandelt. Sie können die Hosting-Region, die Speicherfristen, die Zugriffsregeln für das Team des Anbieters und den Verbleib der Daten am Ende der Zusammenarbeit festlegen.
• Bei Individualsoftware liegen diese Entscheidungen von der Konzeption an bei Ihnen: wo das System läuft, wer Zugang hat, was protokolliert wird, wie lange Daten gespeichert und wie sie gelöscht werden.

In allen drei Modellen bleiben drei Pflichten auf derselben Seite: die betroffenen Personen klar zu informieren, Anträge betroffener Personen fristgerecht zu beantworten und Datenschutzverletzungen zu melden. Sie liegen beim Verantwortlichen, und kein Vertrag überträgt sie.

Die Entscheidung, Schritt für Schritt

1. TrennenWelche Prozesse gängig sind und welche das Geschäft unterscheiden
2. MessenWie viele Menschen das System nutzen werden und wie viele Jahre es bestehen soll
3. TestenProdukte vom Markt mit Ihren schwierigen Fällen, nicht mit der Demo
4. AddierenGesamtkosten über den Zeitraum, einschließlich Integrationen und verbleibender Handarbeit
5. VerhandelnGarantien, Datenportabilität und den AVV vor der Unterschrift
6. EntscheidenPro Prozess: abonnieren, einführen und anpassen oder entwickeln lassen

Die Reihenfolge zählt: Wer Garantien und Datenportabilität erst nach der Unterschrift verhandelt, hat die Verhandlung schon verloren.

1. Trennen Sie die Prozesse in gängige und unterscheidende, im Gespräch mit den Menschen, die sie täglich ausführen.
2. Messen Sie, wie viele Menschen das System nutzen werden und wie lange es bestehen muss. Genau diese beiden Zahlen verschieben den Kipppunkt zwischen Monatsgebühr und unbefristeter Lizenz.
3. Testen Sie Produkte vom Markt mit Ihren schwierigsten Fällen. Eine Vertriebsdemo löst per Definition den einfachen Fall.
4. Addieren Sie die Gesamtkosten über den Zeitraum: Abos, Anpassungen, Integrationen und die verbleibende Handarbeit auf der einen Seite; Entwicklung, Betriebsumgebung und Weiterentwicklungen auf der anderen.
5. Verhandeln Sie Garantien, Datenportabilität und den Auftragsverarbeitungsvertrag, solange Sie noch Nein sagen können.
6. Entscheiden Sie Prozess für Prozess. Die richtige Antwort kombiniert fast immer alle drei Modelle.

Was Oliven Works in jedem Modell tut

Wir arbeiten in allen dreien, und in zwei davon mit eigenen Produkten: Optvor, das Unternehmen in mehreren Ländern abonnieren, und Movra, eingeführt bei Vereinigungen für Kfz-Schutz. Das sagen wir zu Beginn des Gesprächs, statt Neutralität für uns zu beanspruchen. Gut beraten heißt, alle drei Modelle zu kennen und es offen zu sagen, wenn Ihr Fall nicht zu uns passt.

Wenn der Weg das Abonnieren ist, besteht die Arbeit darin, gut auszuwählen und zu verbinden: die Systeme zu integrieren, die die Organisation bereits nutzt, Wiederkehrendes zu automatisieren und ein Dashboard aufzusetzen, das den gesamten Betrieb zeigt und nicht jedes Werkzeug einzeln.

Wenn der Weg das Einführen und Anpassen ist, besteht die Arbeit in der Einführung selbst: Marke, Regeln, Integrationen mit den Verwaltungssystemen, Schulung der Mitarbeitenden und die neuen Module, die der Betrieb nach und nach braucht.

Wenn der Weg das Entwickeln lassen ist, reicht die Arbeit von der Konzeption bis zum Betrieb: Architektur, Entwicklung, Sicherheit, der Einsatz künstlicher Intelligenz dort, wo sie ein Problem löst, und die Übergabe des Codes mit unbefristeter Lizenz.

In jedem der drei Modelle entscheidet über das Ergebnis am meisten nicht die Technik, sondern die Akzeptanz. Ein System, das niemand nutzt, ist ein Kostenfaktor, kein Vermögenswert.